バックオフィスDX化の参考となった本と記事をご紹介

「社長がバックオフィスDXを推進しろってさ。でも、どう現状を整理したら良いか分からない…」。

「経営企画やIT部門として、バックオフィスのDX化を今期は取り組みたい!何か参考になる本や資料はあるかな」

という方々向けに、私が参考にしたものをこの記事にまとめてみました😎

私は現在OWNDAYSというメガネチェーンに勤務していまして、当然DX化が経営戦略の一つとして掲げられています。

ただし、DX化といっても領域は広く、カタカナ言葉で定義も曖昧。なので、一度整理してみたところ、それが比較的しっくりきたのでご紹介したいと思います。一応補足をしておくと、本記事では顧客体験のDX化やOMO(=Online Merges Offline) の話ではなく、バックオフィス業務に関する内容となっています。

まとめると以下のツイートなのですが、参考にした本や資料と合わせて、もう少し突っ込んでご紹介します。

すでに取り組んでるという方は、状況整理のために、そしてこれから取り組む方は対象領域を網羅的に把握するために、ぜひご活用ください。最後に弊社(私が所属するOWNDAYS)ではどんな取り組みをしているか、ほんのちょいとだけご紹介します。

 

「バックオフィスDX」でなぜ網羅性が大切か


「バックオフィスDX」と聞いた時に何を思い浮かべますか?そして領域はどこまでを対象としますか? もちろん目の前に見えている課題、例えば、ペーパーレス化に取り組もうとか、同じ内容のデータを何度も入力している、とかいろいろ思い浮かぶと思います。でも、それだけなんだっけ?と考えると思います。

一つ一つの業務だけをミクロで見たときには上記のアプローチで良いんですが、そこで一つ問題が。何かというと業務って、一つ一つが独立しているわけではないんですよね。前にも後ろにもつながっています。何かしたら、その次これをやるみたいに。常にフローチャートで表現される感じです。

例えば、発注すると決めたら、契約して、発注して、納品されて、請求がきて、支払しますよね?発注業務の改善をした場合は、発注業務だけをみてツールの導入やシステム改善を試みても、請求書と紐づけられない仕様のものを使ってしまうと、結局はプロセスが分断されてしまうわけなので、やはり流れを全体的にとらえる必要があるのです。

こういったことを念頭に、元コンサル出身で公認会計士でもある、財務経理部長に口酸っぱく「抜け漏れはないか」と問われ、各種書籍や記事を漁り整理したというわけです。

参考になったオススメ本と記事

そんなことを考え、どうにか抜け漏れなく全体を把握するにはどうしたら良いかな…とググったり、アマゾンで書籍を調べてみたりしたところ、次のコンテンツに出会いました。今回は3つご紹介します!

IT投資の本

まず一つはこれ。「バックオフィスDX」という言葉には一言も触れていないのですが、「IT投資の評価手法と効果がこれ1冊でしっかりわかる教科書」がおすすめです。

こちらは、IT投資を行う際に用いられる定性的・定量的な評価の方法が書かれています。どうやって投資対効果を算出するかなどが書いてあります。その中でも、私個人的にもっとも役立ったのが以下のような整理ができたことです。

IT投資を考えるときは、すべてのアプリケーションの土台や共通基盤となる「インフラ」、売上拡大や顧客獲得といった企業戦略に関わる「戦略」、そしてその戦略を裏で支える「業務」と3つに分けて考えると良い。と整理ができました。バックオフィスDX = IT投資、ではないのですが、やはり効率化する・生産性を上げるといったときにIT投資は不可欠な要素となるはずなので、このような軸で会社内の活動の全体像を捉え、この枠組みで整理することができました。

これを踏まえ、経営企画室としては、「業務」領域に特化してDXを推進するという方針とし、プロジェクトを進めております(補足しますが、当然、「戦略」領域においてもDX推進は行われておりますし、情シスやIT開発チームにおいては「インフラ」領域を個別に見てもらっています)。経営企画室が「業務」領域を取り上げたのは、先ほど述べたようにプロセスに関わっており、部署横断的な取り組みにとなることから、横軸を刺す動きを取りやすい経営企画室が担うことにした次第です。

バックオフィスDXの本

次に、ご紹介したいのがこちら。まさに!というタイトルの本です。

売上が上がるバックオフィス最適化マップ ーーテレワーク・コスト減・利益増・DXを一気に実現する経営戦略

こちらの本は、一般社団法人IT顧問化協会 代表理事の本間さんという方が著者であることが特徴かなと思います。何かのITサービスを提供しているわけではないので、バックオフィスに関連する様々なサービスを第三者の目線に立って紹介しています。

ただ、何よりもっとも役に立ったのは、先ほど紹介した「業務」領域を①従業員、②会計、③顧客、という三つのグループに分けてプロセスを整理すると良い書かれていた点でした。従業員に関わる業務プロセス、会計に関わる業務プロセス、そして顧客に関わる業務プロセス、とこれらに分類することで、業務の流れ全体を抜けもれなく把握するきっかけを与えてくれました。

具体的には上記のような整理ができたことです。例えば、人事では雇用契約を結び、そのあと勤務を開始するため、勤怠管理をし、勤怠に基づき給与計算をし、計算結果に従い、給与を支払う、という点です。なぜこれが重要かというと、例えば、「勤怠管理」に関するソリューションはたくさん世の中にあるものの、その前後のプロセスと照らし合わせて、本当に適切なサービスはどれかを念頭にサービスを選ぶ必要があるからです。

私が勤めるオンデーズの場合は、ある勤怠管理サービスを利用していたものの、従業員情報が初めて取り込まれる「雇用契約」と「勤怠管理」がシームレスに結びついていなかったことが分かりました。そこで、SmartHRを導入し、SmartHRからAPI連携で当社の基幹システムに従業員情報を取り込み、さらにそれを勤怠管理のシステムに流し込むことで、SmartHRを従業員情報の最上流として、下流のすべてのプロセスに流れていくようにしました。これによって重複業務や申請漏れが解消されるに至りました。

こういった整理ができたことも、「売上が上がるバックオフィス最適化マップ」を参考にしたおかげです。

リベロコンサルティングの方のnote・ツイート

最後にこちらを紹介します。もしかすると、一番最初にこの記事に目を通しても良いかもしれない、というくらいおすすめです。

リベロコンサルティング代表の武内さんのnote記事「バックオフィスのDXの進め方」です。

この記事の最も重要なメッセージとして個人的に印象に残っているのは、「業務フローに合わせてシステムを作るのではなく、システムに合わせて業務フローを作る」という点です。(詳しくは、上記ツイートのnote記事をご参照ください)現在の業務フローが本当に適切なのかをまず見直し、その再設計されたフローに合ったシステムを入れるというものです。それによって、バックオフィスを「ミスなく大量の作業をこなす」部門ではなく、「価値を創出する」部門に変革できると話されています。バックオフィスはコスト削減にばかり目が行きますが、それだけではなく、売上にも貢献し、利益を最大化することが求められているわけですね。

OWNDAYSでの取り組み

以上をご参考になる記事を踏まえ、オンデーズでは、バックオフィスDXを進めています。これまでは電子契約の導入、SmartHRの導入による人事関連プロセスの向上、受付システムの導入、GoogleWorkspace(旧GSuite)のフル活用、請求管理の効率化、などを進めてまいりました。一部の業務はお取引先様など外部の方のご理解も得る必要があることから、以下のようなプレスリリースも出し、全社的に共有させていただきました。

【OWNDAYS | オンデーズ 】テレワークを基本とする勤務体制へ。電子契約導入及び請求書電子化推進に伴うご案内
OWNDAYSのプレスリリース(2020年10月1日 14時58分) OWNDAYS | オンデーズ テレワークを基本とする勤務体制へ。電子契約導入及び請求書電子化推進に伴うご案内

予算作成業務が多忙になり、ここ数か月は優先順位を下げていたため足元の進捗はないのですが笑、まだまだバックオフィスDXも道半ば。。今月からまた加速させていきたいと思います。

まとめ

最後に。この記事では、経営企画室でバックオフィスを推進するにあたり、参考になった書籍や記事をご紹介いたしました。

IT投資という観点で、インフラ・戦略・業務という三つの領域に整理することに非常に役立った「IT投資の評価手法と効果がこれ1冊でしっかりわかる教科書」。そして、タイトル通り、バックオフィスDXの対象領域となりそうなプロセスの全体像を、抜けもれなく把握するフレームワークを提供してくださった「売上が上がるバックオフィス最適化マップ」。さらに、バックオフィスDX推進にあたり、具体的にな手法や考え方を教えていただいたリベロコンサルティング武内さんのnote記事

ぜひ皆様もこれらを参考に、ご自身の会社やクライアント先のバックオフィス業務を飛躍させるきっかけになればと思います。

ではまた~!

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