ベタ打ちの数字は一つのシートにまとめよう。それより良い方法はありますか?

「全社予算をExcelで作成していてるんだけど、数字のベタ打ちが避けられない。でも、色んなシートやセルにベタ打ちすると、どこに何の数字を入れたか分からなくなる…」

「作業中にベタ打ちした仮の値が残ってしまって、修正・削除漏れが発生した。てか、こんなにシート数があるファイルになると、一つ一つのシートまで管理しきれない…」

そんな方のお悩み、疑問にお答えできればと思います。

結論:ベタ打ちせざるを得ない値は、一つのシートにまとめ、それを参照させる

私は、現在OWNDAYSという眼鏡チェーンで経営企画室に所属しており、12カ国400店舗の予算作成をしています。予算作成においては、システム化を検討しておりますが、現時点ではまだExcelで行っています(予算作成に関するブログ一例:こんな方法で予算を作ってる。一つ例を経営企画業務歴が短いみなさんへご紹介)その予算作成をすべてExcelで行うという苦行(笑)を通じて学んだことをお伝えできればと思います。

 

どのシート・セルにベタ打ちしたか分からない

各所に数字をベタ打ち(数式や関数を使わず、数字や値を直接セルに入力すること)したものの、「この数字何だっけ…」と後で見返すと分からなくなったり、「ああぁ、そういえば、この部門販管費にこの数字入れてたの忘れてたわ….やべぇ修正しなきゃ…」と焦ったりされたされたご経験はありませんか?

シート数が膨大にある重たいファイルを作成・使用されている方は、特に似たような経験をされているんじゃないかと思います。

ぶっちゃけボクもこれしょっちゅうやります。今でもあります。もちろん、以下のツイートのように、セルの値がベタ打ちか数式か参照かによって色分けはしますが、さすがに私が使用する予算ファイルは134シートもあるので(今数えてみたらびっくりしました…)、数字の色分けくらいじゃ、やっぱりどうにもなりませんでした笑

「一つのシートにまとめれば良いかも」と、ふと気がついた

考え続けた結果、神が舞い降りました(爆)。

「あっ、こういうベタ打ちで入れる数字は、全部一つのシートにまとめれば良いかも」と。

考え続けた人間には、誰かが助け舟を出してくれるんですね笑。Excelをプロ級に使いこなす人からすると、はぁ?ってレベルのしょうもない話かもしれません。ですが、たぶん同じように困っている人もいるはず、と思いましたので、具体的な方法を記しました。

結論は、以下の通りです。

順を追って説明します。

ベタ打ち用のシートを用意する

まずは、ベタ打ちを集約するためのシートを用意します。

ここにすべてのベタ打ちの数字が入力するようにします。このシート自体を見過ごされることがないよう、シートの位置はできるだけ左のほうが良いかもしれません。まぁ趣味の範囲かもしれませんが笑。

(ちなみに、上記のスクショは、あくまでサンプルとして用意したものですので、他のシートは存在しておりません。悪しからず)

対象となる部門、科目、金額、算出根拠などを入れる

次に、対象となる部門、科目、金額、そして、これらの算出根拠を記入します。

このように集約するメリットとして、数字の根拠や背景をまとめて記すことができる点がありますので、それらを面倒くさがらずに書きます。あとで、これなんだったけ?とならないようにするためです。このちょっとした手間が、将来のちょっとした手間を省くための投資になります。

関連する各シートへ金額を参照、反映させる

ここまでできたら、ほぼ完成です。

あとは、このシートの金額を参照する形で、関連するシートに反映していきます。例えば、上記スクショの5列目にある在庫廃棄損であれば、ロジスティクスセンターの売上原価として、その部門のPLシートへベタ打ちするのではなく、このシートのG5セルを参照させるのです。そうすると、のちのち見返したときに、どの部門のどの科目にいくら入れたかが分かりやすくなりますし、金額を変更したい場合は、このシートの上で金額を変えるだけで反映できます。

最後に

以上、いかがでしたでしょうか。

数字のベタ打ちはできるだけ避けたいところ。でもどうしてもそうせざるを得ないときは、シートを一つ用意してそこに集約する、そしてそのシートを参照させる。そうすることで、抜け漏れを防ぎ、数字の背景のきちんと記録しておくことができると思います。

ただ、これは私の思いつきであり、他にもっと良い方法があるのかもしれません。さらなる神業をご存じの方は、ぜひコメント欄やTwitterなどで教えてください!!!

ちなみに、、予算作成をいまだ全てExcelで行っているという方々へ向けて、参考になったExcel本をこちらのブログで紹介しています。ぜひ、ご関心がある方はご覧くださいませ!

ではでは、ごきげんよう~!

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