つい最近、RPAに関するワークショップを社内で開催しました。それを踏まえて、自動化できる業務はないか、そもそもやる必要のなさそうな作業はないか、のヒアリングを日本の本社向けに行いました。
そこで、気づいたことを呟いたのが、以下のツイートです。
「手作業、反復作業、重複作業はありませんか」と聞くと、各部署から結構出てくるんですよね。これが無駄だなとか、これを自動化したいとか。この件について、ブログでも綴りたいと思います。
結論はこれ
定期的にヒアリングする。そして、便利ツールを紹介する。継続すれば、自主改善する文化を作れる
聞けば出てくる
前述しましたが、RPAワークショップを終えた後、各部長に「自動化できる業務や無くせそうな作業があればリストアップしてください」と依頼すると、やはり結構出てきました。
みんな言わないと出てこないんだよなあ。
声を上げればすぐ解決するのになぁ。
とか、そんなことを言いたいわけじゃありません。
やっぱり、過去の経緯があって言わないのだと思います。過去に改善要望出したのに、改善されずいつの間にかフェードアウトしたとか、他のタスクが優先されて手がつけられなかったとか、単純に面倒くさいから惰性でそのままになっていたとか。
もちろん、こんな偉そうに言っているボク自身も同じです。頼まれているのにも関わらず、解決してあげられていないものもいくつかあります(スミマセン…)
だから「聞いてみる」ことが大事
聞いたら出てくる、ってことは、聞くだけで出てくるってことなんですよね。
だから、「聞いてみる」って大事だなと思った次第です。
最近、子供を見てて気づいたのは、「シナプスを刺激する」ってこと。詳しい脳科学のことは分からないのですが、要は頭の引き出しにしまってある情報は、キーワードとかそれを想起させるようなことをきっかけに、引き出しから飛び出してくるイメージ。
あっ、そういえば、これやりたかったんだ。
そうそう、これどうにかしたかったんだよね。
みたいな感じです。
うちの子はシナプスが刺激されると、止まりません。というか、どこの子供も同じですかね笑。今から保育園へ向けて出発する、というのに、視界に入ったおもちゃとかをいじりだしたり、何かを思いついてリビングに戻って物を取りに行ったり…。
ほんと出発前に勘弁してほしいのですが、子を持つ方なら、経験があるのではないでしょうか笑。
自主改善が継続するきっかけを作る
聞いたら出てくることが分かったら、きっかけを作るだけ。みなさんの「シナプス」が刺激されるように働きかけることで解決しそうです。具体的には次の二つ。
定期的に聞く
まずは、定期的に聞くこと。
今回と同じように、「なくしたい、または減らしたい作業はないですか？」「毎週・毎月繰り返している作業はありますか？」と問いかけるだけで、そういえば…と思い出せるきっかけになるはずです。
日ごろ面倒に感じていたこと、確かに作業的な仕事だけど習慣化してしまい面倒であることすら感じなくなっていたことってやっぱりあるものです。それを吐き出すチャンスが本人にはないだけ。外から刺激を与えれば、たぶん、どっと出てくるんじゃないかと思っています。
良いツール・方法を紹介する
また、「なんかないですか？」と聞くのも良いですが、こちらから、こんなありますよ、と使えそうなツールやシステム、方法を紹介するのも良さそうです。問題に気づけなければ、解決策を求めることもできないので、こちらから「こんなツールがあります。それはこんな課題を解決してくれます」と社内へ紹介すれば、「ああ、確かに便利かも」となるかもしれません。
例えば、アポ調整ツールとか。急に私が現在勤めている株式会社オンデーズの社内話になりますが笑、いま受付システムとして使用しているReceptionistさんの機能として「調整アポ」というのがあります。これはGoogleカレンダーと連携して、空スロットを選択し、URLを送付して相手に好きな日時をぽちっと選んでもらえるもの。選択したスロットを「仮」としてカレンダー上でブロックされるし、確定したら仮予定はリリースされて、確定した日付だけカレンダーに反映されるし、めちゃくちゃ便利なんですよね。
詳しくはこれを見てください。また会議で紹介します。
最後に。これを続ければいつか当たり前になる日がくる。
「定期的に聞く」「良いツールを紹介する」この二つを続けることで、社内で減らせそうな作業に気づき、それが問題であると声を上げ、それを改善するというサイクルを社員一人一人の個人レベルで生み出せそうな気がしました。そして、それを続けることで、みんなが自走し改善を繰り返すことが当たり前になり、会社の文化として定着するのかもしれません。
こんな気軽に「文化」という言葉を使ってはいけないと思いますが、やはり肝となるのは兎にも角にも続けること。それしかないように思います。
また、個人レベルの改善も大切ですが、全社的なプロセスの見直しももちろん大切となります。このブログはどちらかというと部分最適を中心につづりましたが、全体最適も当然図っていかなければなりません。
一人一人の作業を減らすことで、クリエイティブな仕事の割合を増やし、そのアウトプットの総和が会社としてお客様に届ける価値の合計になります。そして、提供した分だけ、自分の給与や経験・キャリアなどの資産として返ってきます。そのサイクルを生み出せるよう、総力戦で取り組んでいきたいですね。
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