その仕事、ソフトウェアに働いてもらおう

「手作業、反復作業、重複作業はありませんか?」

そう各部長に尋ねまわっているのが、最近の日課です。実際は、「作業」に分類される仕事をリストアップしてもらい、それはどうやったらなくせるか、なくせないにしても人の手を煩わせないようにするかを一緒に考えています。

聞いて回ってみると、やはり皆さん単純作業に類される業務が結構ある様子。

データ取り出す→加工する→ドライブに保存する→通知する。

情報をあるところからもう一方へ転記する

こういった手作業や定型的かつ反復業務は、ぜひ人じゃなくてソフトウェア(=プログラム)に動いてもらいましょう。とても当たり前なことを書きますが、意外とやり切れていないものです。

 

改めて自分の業務を棚卸してみる

「毎朝、データを取り出して、みんなに配信している」

「毎月基幹システムからデータを取り出し、加工して、指定された共有フォルダに保存している」

このような定期的かつ定型的な業務を行っていますでしょうか?

皆さんに聞いてみると、やはりそこそこの時間を割いている様子でした。

正直、私自身も自分の業務を振り返ってみると、あるファイルから別のファイルへただ単に数字を値張りしたり、付加価値の低い業務をやっていることに気づきました。そんなのやめれば良いじゃないかという意見はごもっともなのですが、やはりその時のタスクに追われていたり、解決するには他人を巻き込む必要があるので、やはりどうしても「まぁ、いいや、やっちゃえ」と一旦その場が楽な方法を選択しがちです。

そういった状況を打破したいと思い、一つずつこういった業務を潰す(=なくすor減らす)支援をしていこうと今まさに動いています。

そんな業務はエンジニアチームの力を借りる

 

そういう作業に分類される仕事は、ソフトウェアに動いてもらうのが正解です。(なくせるのがベスト)

自社の基幹システムからデータを取り出すなら、自動で帳票が定期的に指定されたドライブへダウンロードされるとか、GSuite (=現GoogleWorkspace)を使っているなら、Googleのプログラム(GoogleAppsScript)を使って、Gmailに届いた添付ファイルを自動でGoogleDriveに保存させるとか。

こんな単純作業を自動化するための解決策は何かしらあるはずなので、社内のエンジニアの方に相談してみると良いと思います。もちろんエンジニアの方も、皆さんと同じように毎日忙しくされているので、その作業が要している工数や重要度によって、優先順位をつけざるを得ないです。でも、絶対助けてくれます。助けてくれなければ、作業にかかっている人件費(要する時間 × 給与の時給換算)を出して、こんなに金かかってると伝えましょう。

そして、いま私は各部署の細かな要件を整理することを推し進めています。

こんなのわざわざ経営企画が入る必要ないだろ!というご意見もあると思います。でも、「緊急性は低いけど地味に重要な業務」は後回しにされがちなので、一気に取りまとめてIT開発の力を借りて片づけたいと思います。

最後に。部分最適だけでなく、全体最適も大切

とにかく単純作業をなくすor減らす、というこが今回の取り組みの目的です。なので、一つ一つは難しくないので、一人一人に聞いてみて、じゃあこれはエンジニアチームに相談してみよう、Googleフォームを活用しよう、マスターデータを用意して店舗名を自動で引っ張ってくるようにしましょう、って感じで可能な限りその場で結論を出していきます。

しかし、この取り組みはかなりの部分最適な話。超個人レベルの話ですね。そして、人の判断を要するものでもなく、これをやったら次にこれをやる、みたいなプロセスの中のある一工程や作業の話です。

一方で、ブログの最後にこんなこというのもなんですが、こういった部分最適だけではなく全体最適も同時に考えることが大切です。一つ一つの工程を見つめつつも、そもそもこれって業務プロセスの中でどういう位置付けなのか、またそのプロセス全体に非効率はないのかの視点も忘れてはいけないと思います。この話になると少しまた壮大な話になるので、この記事では書きませんが、木を見つつも森の全体像を思い浮かべながら進めるべきなのでしょうね。

ではでは〜!

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