「この書類どこにありますか？」
というやりとりが、時々社内のチャットでやりとりされていて、こういった「何かを探す」ことに、どれくらいの時間を費やしているのかなぁと思って、ちょっと調べてみました。
あれどこにあったっけ？あっ、あの人が持ってるはずだから聞いてみよう。 みたいなことって、クラウド保存が当たり前とはいえ、まだまだよくあるような気がします。これって、「探す→見つからない→誰かに聞く→その人が探す→送る→自分のPCに保存する」、みたいなことが発生している感じでしょうか。
もっと分かりやすいものだと、ペンがない、スマホがない、ノートがない、書類がない、プライベートだと、靴下がない、財布がない、俺のラジコンがない、子供のおもちゃがない、などなど。思い返してみると、毎日たくさん探し物をしていますね。僕自身、息子がいう「パパー！〇〇がなーい！」には毎日のように頭を抱えています… だから片付けろって言ってるやろ、、、と毎回言うのですが、3歳なのでまだまだ伝え続ける必要がありそうです、はい。
さて、じゃあそんな探し物にどれくらいの時間を毎年費やしているか。
結論を言うと、なんと、一般的なビジネスパーソンは毎年150時間も「探し物」に費やしているらしいです（大塚商会調べ）。
150時間って、どれほどの時間かを少し考えてみると、以下の通りらしい。結構バカにならないですね。一歩引いて考えてみると、自分が失くし物・探し物をしているせいで、他の人も巻き込んでいるケースも多いはずなので、毎日忙しくしている人にとってみれば、無視できないレベルの時間です。
・1年で約19日分（1日8時間勤務の場合）
・1日で36分（年間250日勤務の場合）
デスクや持ち物の整理整頓をするというのは、もちろん個人がやるべきこととして大切です。そして、会社としても、情報・データ・ファイルの共有や一元管理は本当に大切なのかもしれません。まずはチーム間でそれを徹底しGoogle Driveなどクラウド上に保存することで、あれどこいった？を減らせるし、役員や他部署から依頼があってもスマホさえあれば、すぐにファイル共有ができますしね。
ジャパネットたかたに関する興味深い記事
これに関連して、最近少し面白い記事をみました。
ジャパネットたかたの新社長の新しい取り組みについて、こんな取り組みがありました。
関心ある取り組み。社員の連続休暇を必須にし、当人はリフレッシュ。各々の業務内容も情報(良いも悪いも)も全てオープンになり、属人化を防げ、どんどん無駄も削減。情報が一元管理されていると、どこに何があるかがすぐわかり、探す・聞く・送ると言う無駄が全社的になくなるhttps://t.co/LpL40SseYB
— 📪安田則之 / Nori 担々麺好きの3歳児パパ (@norrya) 2018年8月24日
対談中の新社長のコメントを一部抜粋しながらご紹介します。
これを3年間運用して今年4月からは「スーパーリフレッシュ休暇」を開始しました。連続した10日間の休暇を取得する制度で、公休日と合わせると16連休になり、これを推奨しています。
16連休を取るときには、社用携帯電話は会社に置いておくというルールにしたんです。携帯を持っていたら、気持ちが休まらないですからね。休暇を取る部下の携帯にかかってきた案件は上司が対応することになるので、必然的に仕事がオープンになるのも、チームにとっては良いことです。
この連続休暇はもちろん、社員のリフレッシュがたぶん大前提。でも一方で、必然的に仕事と情報がオープンにせざるを得ない状況を作れたことも、会社・社員ともに享受できたメリットの一つのようです（もしかすると、それも見越した上で導入したのかとも思います）。それに対して、対談相手の方も以下のように言っていて、なるほどなぁと思いました。
できれば、休暇を取る前提として「どんな問題があっても怒らないので、全部共有してから休みに入ってね」と声をかけるのがいいですね。「今のうちに白状しよう」と過去の案件を全部オープンにしてから休むようになります。組織の生産性を落としている大きな要因として、「仕事の属人化」（その人にしかできない仕事があったり、その人しか把握していない情報が多いこと）がありますが、連休の取得促進を機会としてチームの仕事の属人化を解消していことは非常に重要ですし、リスク低減にもなります。
確かに、その通りやなぁと。どうしても個人個人は自分だけがしごとをしやすいように、情報管理を業務・案件管理を進める傾向にあると思います。これは仕方がないことである一方、組織として生産性を高めることも考えなければならないと思うので、ここをどううまく全体最適にもっていけるかですね。各個人が使いやすい、もっと言うと使い続けやすいように、集約する情報を取捨選択して、必要最低限の記入などで済ませられるようにしないといけないと思います。
最近の社内取り組みでは、店舗開発案件をリスト化し、案件フェーズごとに件数を具体的に把握することで、店舗開発の見込みが立てやすくなり始めています。少しずつスプレッドシートの使い方にも慣れてきたので、色々と横展開できればなぁとブラッシュアップしていきたいと思います。
部分最適と全体最適については、僕の実体験を書いたので、こちらのブログもご参照ください。
最後に、この記事を読んで「何！16連休？！」と思いましたが、そういえば、僕も金融時代に10営業日連続休暇義務があったのを思い出しました。お金を扱ううえ、ある程度の権限ももってしまうので、一定期間、強制的に職務から離れさせるということもするんですね。実際お金を着服したり、勘定を調整したりして不正をする人がいるので、こういう仕組みを設けていたわけです。夏休み冬休みのなかったので、もちろんシンプルに「休む」ということももう一つの目的であったと思います。いやー、にしても、10営業日を正月や祭日の連休・土日と絡めると、まる2週間以上休暇を取れたので、最高でしたが・・・笑。
休み明けはタイピングスピードが落ちるので、社会復帰と僕の中では呼んでいましたw。
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