昨日は、渋谷にオフィスを構えるTripBizのご利用ゲスト企業様にヒアリングにお邪魔してきました。
その会社、R社さんは、福岡や大阪へのご出張時にご利用いただいています。
業務改善・コスト削減のコンサルティングをされている会社で、毎週・毎月のようにクライアント先を訪問するとのことで、ホテルに代わる選択肢としてご利用いただいております。
ご利用企業の紹介インタビューにご協力いただくかもしれませんので、出張者目線でのTripBizへの感想はその時にとっておきたいと思いますが、本日、その会社様の財務経理担当の方から、一つお褒めいただいた点があります。皆様にも、同じような価値を感じていただけるかもしれませんので、こちらにご紹介します。
まずその前に、前提となるアカウント管理機能に関するご説明
TripBizにおけるアカウントの作り方の特徴としては、会社アカウントを作り、そのアカウントに出張者をユーザーとして紐づけることができます。以下のようなイメージです。
①まずは、会社アカウントの作成者が、会社情報などを登録します。
＜会社情報の登録画面＞
② そして、マイページにある「メンバー管理」機能を使い、その作成者がユーザーとなる各出張者のメールアドレスを登録し、メンバー追加すれば、出張者の登録が完了します。（アカウント作成者自身も、会社アカウント作成と同時に、出張者として利用することが可能になります）
＜マイページのメンバー管理画面＞
はじめに登録さえ完了してしまえば、登録された出張者はメアドとパスワードでログインすれば、即予約できます。予約の度に、お客様情報を入力する必要は一切ございません。
＜補足＞
・出張者以外が、代理で出張予約を行うことができます。（総務部や営業部のアシスタントの方などが、出張手配を担っている場合に、よく使われる機能）
・「出張マネージャー」が、出張者の代わりに、代理予約をすることができます。代理予約をする方が、出張者情報に加え、クレジットカード（会社や部署のもの）も登録すれば、出張者は予約や登録自体を行う必要はございません。
要は、会社や部署単位で管理ができるようになり、さらに、ここに登録されたメンバーは、一つのクレジットカードを共有することができるので、わざわざ自分のカード登録をいらない上に、現地での立替払いや経費精算という作業が不要になるのです。
以上を踏まえて、ご評価いただいたこと
このような管理体制になってるので、出張宿にかかる経費が、管理者にはリアルタイムに見えるんです。こんな感じ↓で、誰がいつ、どこに行って、いくら使ったかが見える上に、CSVでダウンロードできるんです。
同社の場合は、急遽出張に行くことが多いらしく、事前の出張申請を社員が出しているわけではないので、結局いくら経費としてかかりそうなのかが、把握しづらいとのこと。新幹線や飛行機も含めた出張サポートのWebサービスも使っているようなんですが、それだとわざわざCSVでダウンロードして、データをソートして、、というのをやらないといけないらしく、かなり手間がかかるらしいんですよね。
そこで、このような管理機能があると、ログインすればすぐに視覚的にわかるので、見える化という点には一躍を担っているとのこと、そこには期待してますとおっしゃっていただきました。
ゲスト企業様各社が求めることはそれぞれですが、急遽出張に行くことが多い会社の財務・経理の方々は、一度TripBizにお問い合わせいただければ、何かしら業務を楽にできるかもしれません！！
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