もう嫌だ！ これはもうやりたくない！
参照：みんなの心の声（たぶん）
こんな風に思う仕事や業務はありますか？
はい、ボクにはあります(笑)
それは、予算作成です。
過去の数字を取り出して、分解して、また合算して、いろんな切り口で集計して、ああだこうだ議論して、くみ上げた計算式の間違いに気づいて、修正して、また集計して、議論して….
と数字に埋もれまくり、膨大な作業のお祭り、、、という感じなのです(笑)
じゃあ、そんな予算作成なんて、もうやめちまえばいいじゃん！
参照：安田（このブログの筆者）の心の声
とは、死んでも口に出して言えません。いや、口に出して言ったことあるかも
なぜなら、一定規模以上の組織・会社にとって、予算はあった方が良いからです。
このブログでは、「なぜ、苦労してまで全社予算を作るのか」について、書いてみたいと思います。
結論：自分たちなりの成功を定義するため
なぜ、一定規模以上の組織・会社にとって、予算はあった方が良いのか。
結論をいうと、自分たちなりの「成功」を定義するためです。
ご存じの通り、ビジネスでは絶対的な正解や答えはありません。
そして、もちろんのこと、誰もそれらを教えてはくれません。
なので、「自分たちはこうなれれば良しとする」という成功の定義付けが必要となります。
目的地とルートを決めること
車のナビに例えると、まずは目的地を決めて、そのルートを決めることです。目的地を決めれば、予定通りの時間で進んでいるのか、当初想定したルートを進んでいるのか、を随時判断できるようになります。
「思ったより時間がかかったな」とか
「想定より渋滞の影響もなく、早く着けたな。」
と、進捗状況が分かるし、振り返りができます。
また、「急に渋滞が発生して、大幅な遅延が見込まれるから、別のルートはないか探してみよう」や
「ナビにはないけど、こっちのルートもあるじゃん。いけそうか調べてみよう」と、
走りながらより良い方法を探ることにもつながります。
目的地とルートという軸を作ることで、そこからのブレや変化に同乗者全員のアンテナが立つわけです。
超簡単な例
一つの予算の例をお示しします。
売上予算を前年1,000万円の10%増である毎月1,100万円にするとします。
その10%増の内訳として、以下の二つを目論みます。
顧客数を前年比＋5%の1,050名に
顧客数増加を目論むため、社内異動によりマーケティング専任者をアサインし、集客に力を入れます。期初にこの異動を実行し、1か月目に計画策定、2カ月にマーケティングプラン実行、3か月後から顧客数+5%が実現し始めるとします。
顧客単価を前年比+5%の10,500円に
単価アップのため、クロスセルをする新商品の開発を行うとします。そのために、商品開発担当者の採用を計画します。期初より採用活動を始め、3か月後に入社し、6か月後にはその効果が実り始めるとします。
※厳密には「1,050名 x 10,500円 = 1,100万円ちょうど」ではありませんがご容赦くださいｗ
といったように、予算を作ると、いつまでに何をしておかなければならないか、が明確になります。
成功の定義により、改善点や注力点が浮き彫りになる
先程も少し触れましたが、目的地とルートを予め決めることで、ルートから外れているのか、目的地にちゃんと近づいているのかといった、改善点が見えやすくなります。
先ほど顧客数増のためのマーケティングの例をあげます。
1か月目の計画策定は予定通り完了したが、3カ月経っても効果が出ていないということであれば、「何が課題なのかな」と経営陣も現場も注目することができます。それはあらかじめ、通過点を決めていたからアラートが立ち、関係者が気づけるわけです。
もしくは、顧客単価アップのための商品開発であれば、採用が計画通り進んでない場合、その原因や代替案を考える必要性が浮き彫りになります。
実はこういうギャップを目立たせることが、予算を作るメリットなんです。
コミュニケーションコストが下がる
もう一つの良いことは、これです。
「共通言語となり、コミュニケーションコストが下がる」ことです。
”今年の予算”と言えば、全員が同じ数字や目標を思い浮かべます。
それをどう部単位の行動計画や業務KPIに落とし込み、社員一人ひとりまで浸透させるかなどはまた別次元の話にはなりますが、目的地と経由ルートはすでに共有されていることになります。
もし仮に、足元の状況がルートから外れていれば、部署単位のみならず、社員一人が自分自身のやるべきことを見直すきっかけになります。
それだけでなく、想定よりも良い状況だったとしても、なぜこのような良い結果になったのか、を考えさせられることにもつながります。
これは、何よりも自らの成功を予め定義しておいたことによる、効果だと思うんです。事前に「これができたら成功と考えるよ」と明確にしておくことで、コミュニケーションコストを下げることだと個人的には考えます。
前述の「 改善点や注力点が浮き彫りになる 」と少し似てます。でも、前述の点は、差分に注力できるという話である一方、このコミュニケーションコストは、社員一人一人とのコミュニケーションが効率化されるという話です。
まとめ
このブログも書いていて、やっぱ予算づくりって大変だなぁ、と改めて感じました(笑)
成功を定義するって非常に難しい作業で、めちゃくちゃ高い目標すぎてもダメで簡単すぎてもダメ。適度にストレッチのきいた目標である必要があるんですよね。その塩梅にも答えがありません(笑)。
でも、予算を作って、自分たちなりの成功を定義すると、こんなメリットが出てきます。
通過地点で改善点や注力点を浮き彫りにしてくれる
毎度毎度社員に説明しなくても、社員一人一人が自身で問題に気づきやすくなる
一応補足しておくと、予算を作っただけだとここまでのことは実現できないかもしれません。予実管理をしたり、経営方針を全社に説明し、それを社員の人事評価とも紐づけて動機づけをするなどのステップも必要です。
でも、その中心となる予算作成はこのようなメリットをもたらしてくれます。
一度、予算作ってみては？
なので、会社がそこそこ大きくなってきて、自分ひとりじゃ見きれない・把握しきれないという経営者の方々は、一度予算を作ってみてはいかがでしょうか？
ボク自身も多少なりともそのお手伝いはできるんじゃないかなと思いますので、ご相談があればいつでもお寄せ下さいませ～！
予算づくりにお役立ていただけそうな過去記事もこちらに貼っておいたので、ぜひお目をお通しくださればと思いますー！
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